Ugovor o obradi osobnih podataka

Vrijedi od: 1. listopada 2026.

sklopljen između:

Tvrtke koja koristi platformu AgroBooker na temelju Uvjeta korištenja i/ili Ugovora o usluzi (u daljnjem tekstu: „Voditelj obrade”)

i

E. F. COMPUTERS j.d.o.o., Donji Srbani 137, 52474 Brtonigla, Hrvatska, OIB 71347174941, info@agrobooker.app (u daljnjem tekstu: „Izvršitelj obrade”).

Ovaj Ugovor sklapa se u skladu s člankom 28. Uredbe (EU) 2016/679 („GDPR”) i sastavni je dio Uvjeta korištenja. Smatra se sklopljenim prihvaćanjem Uvjeta korištenja, a na zahtjev Voditelja obrade strane ga mogu i zasebno potpisati.

1. Predmet i trajanje

1.1. Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke u ime Voditelja obrade radi pružanja platforme AgroBooker (upravljanje rezervacijama, gostima, vinskim klubom i obavijestima).

1.2. Ugovor traje dok traje korištenje platforme i prestaje brisanjem ili vraćanjem svih podataka sukladno točki 10.

2. Priroda i svrha obrade

Obrada obuhvaća prikupljanje putem javnih obrazaca za rezervaciju, pohranu, organizaciju, pregled, izmjenu, pretraživanje, izvoz, slanje obavijesti (e-pošta, SMS, WhatsApp), razmjenu poruka te brisanje podataka — isključivo radi:

• zaprimanja i upravljanja rezervacijama posjeta i degustacija,
• vođenja evidencije gostiju i članova vinskog kluba,
• evidencije članarina, uplata i paketa,
• slanja obavijesti i poruka gostima koje Voditelj obrade uključi,
• komunikacije između djelatnika Voditelja obrade i gostiju.

Vrste i kategorije podataka te ispitanika navedene su u Prilogu 1.

3. Upute Voditelja obrade

3.1. Izvršitelj obrade obrađuje podatke samo prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade. Uputama se smatraju ovaj Ugovor, Uvjeti korištenja, postavke koje Voditelj obrade odabere u platformi te pisani zahtjevi poslani e-poštom.

3.2. Izvršitelj obrade će bez odgađanja obavijestiti Voditelja obrade ako smatra da neka uputa krši GDPR ili druge propise o zaštiti podataka.

3.3. Ako je Izvršitelj obrade pravom EU ili Republike Hrvatske obvezan obraditi podatke na drugi način, o tome će prethodno obavijestiti Voditelja obrade, osim ako je to zakonom zabranjeno.

4. Obveze Voditelja obrade

Voditelj obrade odgovoran je za zakonitost obrade, a osobito:

• za pravnu osnovu obrade i obavještavanje ispitanika (čl. 13. i 14. GDPR-a), uključujući prikaz obavijesti na obrascu za rezervaciju,
• za pribavljanje privole gdje je potrebna — osobito za promotivne poruke u skladu sa Zakonom o elektroničkim komunikacijama (NN 76/22) te za eventualne posebne kategorije podataka (npr. alergije ili prehrambena ograničenja koja prikuplja putem prilagođenih polja),
• za točnost podataka koje unosi i za dodjelu ovlasti svojim djelatnicima,
• da u slobodna tekstualna polja ne unosi podatke koji nisu potrebni.

5. Obveze Izvršitelja obrade

Izvršitelj obrade:

• osigurava da su osobe ovlaštene za obradu obvezane na povjerljivost,
• provodi tehničke i organizacijske mjere iz Priloga 2 (čl. 32. GDPR-a),
• pristupa podacima Voditelja obrade samo kada je to potrebno za podršku, održavanje, sigurnost ili na zahtjev Voditelja obrade,
• ne koristi podatke u vlastite svrhe niti ih prodaje ili daje trećima, osim podizvršiteljima iz točke 6.,
• vodi evidenciju aktivnosti obrade u svojstvu izvršitelja (čl. 30. st. 2. GDPR-a),
• pomaže Voditelju obrade u ispunjavanju obveza iz čl. 32. – 36. GDPR-a (sigurnost, izvješćivanje o povredama, procjene učinka, prethodno savjetovanje), uzimajući u obzir prirodu obrade i dostupne informacije.

6. Podizvršitelji obrade

6.1. Voditelj obrade daje opće pisano odobrenje za angažiranje podizvršitelja. Podizvršitelji na dan stupanja na snagu ovog Ugovora navedeni su u Prilogu 3.

6.2. O namjeri dodavanja ili zamjene podizvršitelja Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade e-poštom ili u aplikaciji najmanje 30 dana unaprijed.

6.3. Voditelj obrade može iz opravdanih razloga zaštite podataka uložiti prigovor u roku od 14 dana od obavijesti. Ako se strane ne dogovore o rješenju, Voditelj obrade može otkazati ugovor bez otkaznog roka prije nego što novi podizvršitelj počne obrađivati njegove podatke, uz povrat unaprijed plaćenih naknada za neiskorišteno razdoblje.

6.4. Izvršitelj obrade s podizvršiteljima sklapa ugovore s obvezama zaštite podataka jednakim onima iz ovog Ugovora i u potpunosti odgovara Voditelju obrade za njihovo postupanje.

7. Prijenos u treće zemlje

Podaci se primarno pohranjuju u EU (Njemačka). Prijenos izvan EU/EGP-a dopušten je samo uz odgovarajuće zaštitne mjere iz poglavlja V. GDPR-a — odluku o primjerenosti (npr. Ujedinjeno Kraljevstvo, EU–US Data Privacy Framework) ili standardne ugovorne klauzule Europske komisije. Pojedinosti su u Prilogu 3.

8. Pomoć pri zahtjevima ispitanika

8.1. Izvršitelj obrade pomaže Voditelju obrade u odgovaranju na zahtjeve ispitanika (čl. 15. – 22. GDPR-a) prvenstveno putem funkcija platforme: pregled i ispravak podataka gostiju, izvoz svih podataka o gostu u strojno čitljivom obliku (JSON), trajno brisanje osobnih podataka gosta (anonimizacija uz zadržavanje rezervacija i uplata za statistiku i računovodstvo), odjava gostiju od neobaveznih obavijesti te uključivanje i isključivanje kanala obavijesti.

8.2. Kada funkcije platforme nisu dostatne, Izvršitelj obrade će na pisani zahtjev Voditelja obrade izvršiti potrebnu radnju u roku od 10 radnih dana.

8.3. Ako se ispitanik obrati izravno Izvršitelju obrade, Izvršitelj obrade neće sam odgovarati na zahtjev, već će ga bez odgađanja proslijediti Voditelju obrade.

9. Povreda osobnih podataka

9.1. Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade o povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od trenutka kada je za nju saznao.

9.2. Obavijest sadrži, u mjeri u kojoj je poznato: opis povrede, kategorije i približan broj ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete i predložene mjere te kontakt osobu. Informacije koje nisu odmah dostupne dostavljaju se naknadno bez odgađanja.

9.3. Izvršitelj obrade poduzet će razumne mjere za ograničavanje posljedica i pomoći Voditelju obrade u izvješćivanju AZOP-a i ispitanika. Obavijest o povredi ne znači priznanje odgovornosti.

10. Brisanje i vraćanje podataka

10.1. Po prestanku ugovora Voditelj obrade može u roku od 30 dana zatražiti izvoz svojih podataka u strojno čitljivom obliku (CSV ili JSON).

10.2. Nakon isteka tog roka Izvršitelj obrade trajno briše sve osobne podatke Voditelja obrade. Iz sigurnosnih kopija podaci se uklanjaju rotacijom najkasnije u roku od daljnjih 30 dana. Na zahtjev Izvršitelj obrade pisano potvrđuje brisanje.

10.3. Tijekom trajanja ugovora zapisi o poslanim obavijestima automatski se brišu nakon 12 mjeseci. Ostale podatke Voditelj obrade čuva i briše prema vlastitim pravilima o čuvanju.

11. Revizije

11.1. Izvršitelj obrade Voditelju obrade na zahtjev stavlja na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz ovog Ugovora, u pravilu u obliku pisanih odgovora, dokumentacije i certifikata podizvršitelja.

11.2. Ako to nije dostatno, Voditelj obrade ili neovisni revizor obvezan na povjerljivost može provesti reviziju najviše jednom godišnje (osim nakon povrede podataka ili na zahtjev nadzornog tijela), uz najavu od najmanje 30 dana, tijekom radnog vremena i bez ugrožavanja podataka drugih klijenata. Troškove revizije snosi Voditelj obrade.

12. Odgovornost i završne odredbe

12.1. Odgovornost strana uređena je čl. 82. GDPR-a te odredbama o odgovornosti iz Uvjeta korištenja.

12.2. U slučaju proturječja u pitanjima zaštite osobnih podataka ovaj Ugovor ima prednost pred Uvjetima korištenja.

12.3. Primjenjuje se pravo Republike Hrvatske; nadležan je stvarno nadležni sud u Pazinu.

12.4. U slučaju razlika između hrvatske i engleske verzije mjerodavna je hrvatska verzija.

Prilog 1 – Kategorije ispitanika i podataka

Kategorije ispitanika

• gosti koji rezerviraju posjete i degustacije (izravno, putem djelatnika ili agencije) te osobe navedene u rezervaciji,
• evidentirani gosti (kupci) Voditelja obrade,
• članovi vinskog kluba,
• primatelji klupskih pošiljaka i poklon paketa,
• osobe koje s Voditeljem obrade komuniciraju porukama vezanim uz rezervaciju.

Kategorije osobnih podataka

• Identifikacijski i kontakt podaci: ime i prezime, e-adresa, broj telefona, država, jezik komunikacije.
• Podaci o rezervaciji: datum i vrijeme, lokacija i vrsta posjeta, broj gostiju, stol/raspored sjedenja, naručeni proizvodi, cijena, status (na čekanju, potvrđena, otkazana, dolazak evidentiran, nedolazak, završena), agencija posrednik, sigurnosni token za izmjenu ili otkaz rezervacije.
• Odgovori na prilagođena polja koja definira Voditelj obrade (npr. prehrambene napomene, dob, država) te bilješke uz stol.
• Profil gosta: datum rođenja, oznaka privole za marketing, VIP oznaka, vrijeme zadnjeg posjeta, interne bilješke djelatnika.
• Članstvo u klubu: razina članstva, broj člana, status, datum početka i isteka, bilješke, vanjski identifikator pretplate.
• Uplate: iznos, valuta, način plaćanja, referenca, datum, bilješke (bez podataka o platnim karticama).
• Paketi: status, datumi slanja i isporuke, dostavna služba, broj za praćenje pošiljke, bilješke.
• Komunikacija: sadržaj poruka i bilješki između djelatnika i gosta, uključujući odgovore gostiju e-poštom na obavijesti o rezervaciji.
• Odjave od neobaveznih obavijesti: e-adresa i vrijeme odjave.
• Zapisi o obavijestima: adresa primatelja (e-adresa ili broj telefona), vrsta obavijesti, kanal, status isporuke, identifikator poruke kod pružatelja, trošak, vrijeme.
• Tehnički podaci: IP adresa i podaci o pregledniku pri pristupu javnim obrascima.

Posebne kategorije podataka

Platforma nije namijenjena obradi posebnih kategorija podataka (čl. 9. GDPR-a). Ako Voditelj obrade putem prilagođenih polja ili bilješki prikuplja podatke o zdravlju (npr. alergije), sam je odgovoran za pravnu osnovu (u pravilu izričitu privolu) i za ograničavanje takvih podataka na nužni minimum.

Prilog 2 – Tehničke i organizacijske mjere (TOM)

Povjerljivost

• Sva komunikacija s platformom šifrirana je putem HTTPS/TLS.
• Lozinke se pohranjuju isključivo kao bcrypt sažetak; u produkciji se zahtijeva lozinka od najmanje 10 znakova sa slovima i brojkama te se odbijaju lozinke otkrivene u poznatim curenjima podataka (provjera k-anonimnošću).
• Podaci svake Tvrtke logički su odvojeni; svaki zahtjev provjerava pripadnost korisnika Tvrtki.
• Upravljanje pristupom temeljem uloga i pojedinačnih ovlasti unutar Tvrtke; Agencije vide samo rezervacije i vrste posjeta koje im je Tvrtka odobrila.
• Kolačići sesije šifrirani su, označeni kao HttpOnly, Secure i SameSite=Lax; zaštita od CSRF napada.
• Pristup preko API-ja koristi opozive pristupne tokene.
• Pristup poslužiteljima i bazi podataka ima samo ovlašteno osoblje Izvršitelja obrade, uz autentifikaciju SSH ključevima.

Cjelovitost

• Ograničavanje broja zahtjeva (rate limiting) na prijavi, kontaktnom obrascu te javnoj izmjeni i otkazu rezervacija.
• Validacija ulaznih podataka te pročišćavanje HTML sadržaja dolaznih e-poruka.
• Poveznice za izmjenu ili otkaz rezervacije zaštićene su nasumičnim tajnim tokenom.
• Zapisi o slanju obavijesti i tehnički zapisi (logovi) za praćenje grešaka i incidenata.

Dostupnost i otpornost

• Smještaj na poslužiteljima Hetzner Online GmbH u podatkovnim centrima u Njemačkoj (certificiranim prema ISO/IEC 27001).
• Dnevne sigurnosne kopije baze podataka i prenesenih datoteka s rokom čuvanja od 14 dana, koje se dodatno pohranjuju na zasebnoj pohrani izvan produkcijskog poslužitelja (Hetzner Storage Box, Njemačka).
• Obrada u pozadinskim redovima (queue) s ponovnim pokušajima te zaštita od dvostrukog slanja obavijesti.

Smanjenje količine podataka i čuvanje

• Automatsko brisanje zapisa o obavijestima starijih od 12 mjeseci.
• Automatsko isticanje i brisanje sesija.
• Meko brisanje (soft delete) s mogućnošću trajnog brisanja na zahtjev.

Organizacijske mjere

• Obveza povjerljivosti za sve osobe s pristupom podacima.
• Ugovori o obradi podataka sa svim podizvršiteljima.
• Postupak za obradu povreda podataka i zahtjeva ispitanika.
• Redovito ažuriranje softvera i sigurnosnih zakrpa te pregled koda prije objave.

Prilog 3 – Podizvršitelji obrade